Regulament – Cluj-Napoca DAY

REGULAMENTUL OFICIAL de organizare si desfasurare al evenimentului

“The Color Run Hero Tour 2018”

Cluj-Napoca – 12 mai 2018

 

SECTIUNEA 1. ORGANIZATORII SI REGULAMENTUL OFICIAL AL EVENIMENTULUI

Evenimentul “The Color Run Romania” (denumita în cele ce urmeaza “Eveniment”) este organizat de Kick Off Events in parteneriat cu Asociatia Sport Non Stop si are drept scop promovarea alergarii în aer liber si a unui stil de viata sanatos.

The Color Run™ – cunoscuta si drept “Happiest 5k on the Planet” – este o cursa euforica in culori care celebreaza sanatatea, bucuria si originalitatea.

Participantii la Eveniment sunt obligati sa respecte termenii si conditiile din prezentul Regulament Oficial al Evenimentului (denumit în continuare “Regulament Oficial”).

Regulamentul Oficial este intocmit si va fi facut public conform legislatiei aplicabile în Romania, fiind disponibil in mod gratuit oricarui solicitant pe site-ul thecolorrun.ro si la locul de desfasurare al Evenimentului.

Prin participarea la acest Eveniment, participantii sunt de acord sa respecte si sa se conformeze tuturor prevederilor, termenilor si conditiilor prezentului Regulament Oficial si a legislatiei in vigoare aplicabile. De asemenea, participantii trebuie sa semneze declaratia pe proprie raspundere, pusa la dispozitie de catre Organizatori cu ocazia ridicarii kitului de participare.

 

SECTIUNEA 2. PERIOADA SI ZONA DE DESFASURARE A EVENIMENTULUI

2.1 Data si locul desfasurarii Evenimentului:

Evenimentul va avea loc in ziua de sambata, 12 mai 2018, in Piata Unirii, incepand cu ora 14:00 (zona de inscrieri si aria de eveniment sunt marcate pe harta oficiala de pe site).

Traseul de desfasurare a evenimentului va fi insemnat delimitat cu garduri si banda de delimitare si va avea in anumite puncte, stabilite anterior, persoane din partea organizatorilor, comisari de traseu. Acestia sunt responsabili pentru parcurgerea traseului in deplina siguranta de catre toti participantii, precum si cu respectarea de catre alergatori a regulilor prevazute in prezentul regulament.

Evenimentul se desfasoara conform mecanismului Evenimentului, asa cum este acesta detaliat in Sectiunea 3 din prezentul Regulament.

 

SECTIUNEA 3. MECANISMUL EVENIMENTULUI

3.1 Participantii si desfasurarea Evenimentului

Acest eveniment se adreseaza oricarui pasionat de alergare si/sau un stil de viata activ, oricarei persoane, cu o stare de sanatate care ii permite parcurgerea, in mers sau in alergare, pe o distanta de aproximativ 5km.

Axata mai putin pe timpii de alergare si mai mult pe distractia nebuna, The Color Run™ este un eveniment de alergare, necronometrat, pe distanta de 5 kilometri, in cadrul careia mii de participanti sunt colorati, din cap pana-n picioare, in diverse culori, la finalul fiecarui kilometru parcurs.

Nu exista limita de varsta, nici superioara, nici inferioara – evenimentul fiind deschis oricarei persoane care respecta regulamentul evenimentului.

Copiii cu varsta de sub 6 ani, in data desfasurarii evenimentului, pot participa in mod GRATUIT, doar in cazul in care sunt insotiti de catre unul dintre parinti sau tutorele legal, iar acesta este inscris si a platit taxa de participare la eveniment. De asemenea, copiii care participa in mod GRATUIT la cursa primesc doar numar de concurs si medalie, fara a beneficia de un kit de participare.

Participantii cu varste intre 6 si 14 ani pot lua parte la eveniment, prin inscriere si plata taxei de participare, insa trebuie insotiti OBLIGATORIU de catre unul dintre parinti sau tutorele legal, iar acesta trebuie sa fie inscris si sa aiba achitata taxa de participare la cursa.

Participantii cu varste intre 14-18 ani pot participa fara a fi insotiti de catre unul dintre parinti sau tutorele legal, prin inscriere si plaxa taxei de participare, insa trebuie sa prezinte in momentul ridicarii kitului de participare o declaratie pe propria raspundere semnata de unul dintre acestia. Documentul este disponibil online, pe site-ul evenimentului.

Este strict INTERZISA participarea la eveniment cu biciclete, role, trotinete sau orice alt mijloc de deplasare, cu exceptia persoanelor cu dizabilitati in fotoliu rulant.

In zona de start, sosire, precum si pe traseul evenimentului este strict INTERZISA participarea cu animale de companie, indiferent de dimensiunea si tipul acestora.

 

3.2 Traseul de alergare

Traseul de alergare, in forma detaliata, poate fi vizualizat pe site-ul oficial.

Traseul de alergare va fi semnalizat de catre organizatori prin benzi de delimitare (garduri/balize de semnalizare amplasate la intersectiile cu diverse strazi adiacente) si va fi supravegheat de comisari (arbitri) de cursa, amplasati in diferite puncte ale traseului.

Mai multe detalii despre traseu pot fi gasite pe pagina evenimentului de pe site-ul oficial: http://thecolorrun.ro/

 

3.3 Inscriere

Inscrierea participantilor se face completand formularul online de pe site-ul http://thecolorrun.ro/cluj/

Data limita pentru inscrierile online este 11 mai 2018, ora 23:59 sau in limita locurilor disponibile.

 

3.4 Taxa de inscriere

Taxa de inscriere difera in functie de perioada inscrierii dupa cum urmeaza:

Taxa de participare trebuie achitata in maximum 3 zile lucratoare de la completarea formularului online, iar dovada platii este RECOMANDAT sa fie trimisa prin e-mail la adresa contact@thecolorrun.ro.

Validarea/ confirmarea inscrierilor se face in termen de 24-48h din momentul confirmarii taxelor de participare.

In cazul in care taxa de participare NU este platita, in timp util, inscrierea va fi anulata.

In cazul in care un concurent nu poate participa la eveniment taxa de participare se returneaza in proportie de 70% doar in cazul in care acesta trimite o cerere oficiala organizatorilor cu cel putin 30 de zile inainte de eveniment (data limita 12 aprilie 2018).

In cazul in care un concurent nu mai poate participa, poate solicita returnarea taxei de participare, DOAR in conditiile descrise mai sus.

 

25.01.2018-08.03.2018

Inscrieri individuale:

Pachet Standard – Hero: 79.99 lei

Pachet Premium – Superhero: 119.99 lei

Pachet VIP – Legend 179.99 lei

 

09.03.2018-25.04.2018

Inscrieri individuale:

Pachet Standard – Hero: 89.99 lei

Pachet Premium Legend: 189.99 lei

Inscrieri multiple, 4 sau mai multi:

Pachet Standard – Hero: 89.99 lei

Pachet Premium – Superhero: 129.99 lei

Pachet VIP – Legend: 179.99 lei

 

26.04.2018-12.05.2018

Inscrieri individuale:

Pachet Standard – Hero: 109.99 lei

Pachet Premium – Superhero: 149.99 lei

Pachet VIP – Legend: 209.99 lei

In cazul in care concurentul vrea sa transfere inscrierea catre alt participant, acest lucru este posibil doar cu cel putin 15 zile (data limita 1 aprilie 2018) inainte de eveniment. Pentru mai multe detalii, va rugam sa ne scrieti un email pe adresa contact@thecolorrun.ro.

 

3.5 Declaratia pe propria raspundere

Toti concurentii (adulti) vor completa si semna o declaratie pe propria raspundere prin care declara ca sunt apti din punct de vedere medical pentru a participa la eveniment.

Pentru copiii participanti la acest eveniment, unul dintre parinti/tutore/reprezentant legal al acestora va completa si semna o declaratie prin care isi va da acordul, pe proprie raspundere, cu privire la participarea minotului si va declara ca participantul (minor – sub 18 ani) este apt din punct de vedere medical pentru participarea la acest eveniment.

Este interzisa participarea la eveniment a persoanelor care au asupra lor bauturi alcoolice/droguri sau care se afla sub influenta acestora, a persoanelor care au asupra lor arme de orice fel, materiale explozive sau incendiare, substante iritant-lacrimogene sau cu efect paralizant, dispozitive pentru socuri electrice ori alte obiecte ce pot fi folosite pentru actiuni violente sau de tulburare a desfasurarii normale a derularii evenimentului.

Persoanele care vor incalca aceste prevederi vor fi indepartate din zona evenimentului de catre organizatori, chiar cu sprijinul autoritatilor legale, daca va fi cazul.

Zilele si orele cand pot fi depuse aceste declaratii pe propria raspundere sunt detaliate pe pagina evenimentului de pe site-ul official: www.thecolorrun.ro/cluj si sunt corelate cu programul de ridicare a kiturilor de participare.

 

3.6 Echipament si conditii de participare. Numere de participare.

Persoanele inscrise si confirmate vor participa la eveniment folosind tricoul inclus in kitul de participare, iar in rest (sort/fusta/incaltari sport) propriul echipament. Se recomanda concurentilor sa poarte echipament de alergare corespunzator conditiilor meteorologice de la ora de desfasurare a evenimentului (inclusiv încaltaminte adecvata).

Tricourile albe vor fi puse la dispozitie de catre organizatori si se vor inmana concurentilor dupa completarea si semnarea declaratiilor pe propria raspundere. In cazul in care participantii, din diverse motive, NU doresc participarea la eveniment cu tricoul alb oferit in kitul de participare, acestia pot purta un alt tricou alb, fara inscriptii/mesaje/logo-uri sau alte elemente grafice imprimate sau cusute.

Ridicarea kiturilor de participare se va putea face in saptamana evenimentului, la Iulius Mall, locatie care va fi anuntata participantilor prin e-mail si pe site-ul evenimentului.

Numarul de participare al fiecarui participant este UNIC si nu se genereaza un alt numar, indifferent de motivul prezentat.

 

3.7 Start si limite de timp

Primul start este la ora 16:00, iar urmatoarele (in functie de numarul de participanti) la fiecare 4-5 minute. Limita de timp maxima pentru parcurgerea traseului de 5KM este de 60 min de la ora de start.

3.7.1 Arbitri de traseu

In diferite puncte ale traseului de alergare vor fi amplasati arbitri de traseu care vor supraveghea respectarea traseului si a prezentului regulament de catre concurenti.

 

3.8 Amanarea sau anularea evenimentului

3.8.1 CONDITII METEOROLOGICE:

Evenimentele vor avea loc indiferent de vreme, atata timp cat aceasta nu pune in pericol participantii sau voluntarii. In cazul in care Organizatorii sau reprezentantii autoritatilor publice considera ca vremea sau alte evenimente neprevazute ar putea constitui un pericol pentru public, organizatorii isi rezerva dreptul de a amana startul cursei sau chiar sa anuleze evenimentul, in functie de gravitatea situatiei. Anularea evenimentului poate avea loc inainte de startul cursei sau in orice alt moment pe parcursul acesteia.
Evenimentul The Color Run Hero Tour Cluj-Napoca este programat pentru sambata, 12 mai 2018. In cazul in care, din motive ce nu tin de organizator, spre exemplu meteorologice, evenimentul nu poate avea loc sambata, 12 mai 2018, acesta va fi amanat pentru duminica, 13 mai 2018. Toate detaliile evenimentului vor ramane intacte (kit de participare, zona de start/sosire, traseu, etc).
In cazul in care evenimentul nu poate fi organizat nici pe 13 mai 2018, acesta va fi amanat pentru o data ulterioara, dar nu mai mare de 90 zile de la data stabilita initial.
In cazul in care suntem nevoiti sa anulam cursa din motive meteorogologice, restituirea banilor sau reprogramarea pentru o alta cursa nu este posibila.
Amanarea evenimentului pentru mai mult de 90 zile de la data stabilita initial ofera dreptul participantilor de a cere restituirea taxelor de participare.
Restituirea taxelor de participare, in cazul amanarii evenimentului pentru mai mult de 90 zile de la data stabilita initial, va fi facuta in termen de 7-30 zile de la data trimiterii datelor de transfer (nume, prenume, CNP si cont bancar in care se face transferul), prin email la contact@thecolorrun.ro

3.8.2 AMANAREA – SCHIMBAREA DATEI EVENIMENTULUI:

In cazul in care, din motive diferite de cele meteorologice, suntem nevoiti sa schimbam data unui eveniment, ca si participant inregistrat ai doua optiuni:

  1. Daca noua data iti convine, e grozav! Esti automat inregistrat/a pentru noua data. Verifica-ti casuta de email pentru mai multe informatii relevante despre eveniment, pe care ti le vom trimite inainte de eveniment.
  2. Daca noua data NU se potriveste cu planurile tale, te rugam sa ne contactezi, prin e-mail la contact@thecolorrun.ro si colegii nostri simpatici de la relatii cu clientii te vor putea ajuta reprogramandu-te la unul dintre evenimentele noastre din 2018 sau restituindu-ti intreaga suma platita.
    Cererea de returnare a taxei de participare trebuie transmisa organizatorului, prin email la contact@thecolorrun.ro, in termen de maxim 14 zile din momentul in care schimbarea datei evenimentului a fost anuntata public, pe website, retele sociale si e-mail-ul folosit la inscriere.

3.8.3 ANULAREA EVENIMENTULUI:

Anularea evenimentului se poate realiza doar in cazuri exceptionale, pentru care Organziatorul va prezenta un comunicat oficial pe site-ul oficial si trimis prin e-mail participantilor.
In cazul anularii evenimentului, din alte motive decat cele meteorologice, participantii pot cere restituirea taxelor de participare.
In cazul seriilor de inregistrare de mai multe persoane, taxele de participare se returneaza in acelasi cuantum cu suma platita, printr-un singur transfer bancar.
Restituirea taxelor de participare, in cazul anularii, va fi facuta in termen de 7-30 zile de la data trimiterii datelor de transfer (nume, prenume, CNP si cont bancar in care se face transferul – returnarea taxei), prin email la contact@thecolorrun.ro .

 

SECTIUNEA 4. ANUNTAREA SI ÎNMANAREA PREMIILOR

4.1 Titluri si premii

Evenimentul este unul necompetitiv, astfel ca nu se va realiza nici un fel de clasament pentru timpul realizat in parcurgerea traseului.

Organizatorul isi rezeva dreptul de a acorda premii pentru categorii speciale (de exemplu, cel mai inedit costum). In cazul acordarii unor astfel de premii, acestea vor fi anuntate inaintea evenimentului.

 

SECTIUNEA 5. CONDITII ADMINISTRATIVE

5.1 Conditii administrative (pe timpul curselor)

Organizarea evenimentului revine Organizatorului care se ocupa de implementarea Evenimentului si care pune la dispozitie arbitri si voluntari necesari bunei desfasurari a Evenimentului.

Pe durata desfasurarii evenimentului, participantii nu pot parasi traseul de alergare si nici nu îl pot schimba, prin scurtare sau alegerea de trasee alternative, respectând in acelasi timp culoarul de delimitare trasat de catre organizatori si marcat cu banda. Participantii care renunta la evenment pe parcursul alergarii sunt rugati sa se prezinte în zona Start/Sosire pentru a anunta arbitrul de traseu din acea locatie despre acest abandon.

Evenimentul va beneficia de asistenta medicala în apropierea zonei de start/sosire si pe traseu, la o distanta aproximativ egala de zona de start/sosire (aprox. km 2,5 de la start).

Participantilor le este interzisa aruncarea oricaror resturi si/sau gunoaie in zona de desfasurarea a evenimentului, in afara locurilor special amenajate, sub sanctiunea excluderii din eveniment. Organizatorii vor asigura la terminarea evenimentului eliminarea deseurilor si depunerea acestora în containere precum si predarea acestora catre tertilor specializati.

 

5.2 Conditii administrative (generale)

Kick Off Events este inregistrat ca Operator de Date Personale la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal sub numarul 13633 din 26/10/2009.

Organizatorii se obliga, sa respecte prevederile Legii nr. 677/2001 privind protectia datelor cu caracter personal.

Prin inscrierea pe site si completarea datelor personale in formularele de inscriere, UITLIZATORII/CLIENTII declara ca sunt de acord ca toate datele lor personale sa fie incluse in baza de date a Kick Off Events si isi dau acordul expres si neechivoc ca toate datele lor personale sa fie stocate si utilizate pentru:

  • activitati de marketing prin primirea de mesaje de informare sau comerciale (oferte, promotii, mesaje publicitare si de marketing privind activitatea Kick Off Events si a tertilor cu care Kick Off Events are relatii de orice natura) la adresele de e-mail comunicate Kick Off Events.
  • participarea la concursuri, promotii;
  • transmiterea de mesaje non-comerciale sau de tip administrativ (privind schimbari in site, administrare, etc).
  • statistici interne necesare pentru imbunatatirea calitatii serviciilor oferite si imaginii SITE-ului si pentru crearea unor elemente caracteristice noi, promotii, functionalitati si servicii noi;
  • pentru a asigura accesul la sectiuni cu acces limitat ale SITE-ului;
  • cercetari de piata;
  • urmarirea datelor de vanzari.

Kick Off Events nu va dezvalui nici un fel de informatie despre UTILIZATORII/CLIENTII SITE-ului sau fara a primi mai intai consimtamantul expres al acestora in aceasta privinta. In acelasi timp insa, poate dezvalui informatii si date cu caracter personal atunci cand acest lucru este prevazut expres prin lege.

Informatiile CLIENTULUI cu caracter personal pot fi furnizate si catre Parchetul General, Politie, instantele judecatoresti si altor organe abilitate ale statului, in baza si in limitele prevederilor legale si ca urmare a unor cereri expres formulate.

Conform Legii nr. 677/2001, UTILIZATORII/CLIENTII beneficiaza de dreptul la informare (art. 12), acces la date (art. 13), interventie (art. 14), opozitie (art. 15), de a nu fi supus unei decizii individuale (art. 17) si de a se adresa justitiei (art. 18). Totodata, acestia au dreptul de a se opune prelucrarii datelor personale care va privesc si sa solicitati stergerea datelor. Pentru exercitarea acestor drepturi, orice persoana se poate adresa cu o cerere scrisa, datata si semnata la sediul Kick Off Events.

Pe baza unei cereri scrise, datate si semnate, expediate pe adresa SC Kick Off Events SRL, str. Rossini, nr.6, sc. B, et. 3, ap.24, sector 2, Bucuresti,UTILIZATORII/CLIENTII  isi pot exercita, in mod gratuit, urmatoarele drepturi:

  • data pe an, confirmarea faptului ca datele personale sunt sau nu prelucrate;
  • sa intervina asupra datelor transmise;
  • sa se opuna prelucrarii datelor pentru motive intemeiate si legitime legate de situatia lor particulara.

Orice persoana are dreptul de a se opune, pentru motive legitime, la prelucrarea datelor ce o privesc. Acest drept de opozitie poate fi exclus pentru anumite prelucrari prevazute de lege (de ex.: prelucrari efectuate de serviciile financiare si fiscale, de politie, justitie, securitate sociala). Prin urmare, aceasta mentiune nu poate figura daca prelucrarea are un caracter obligatoriu; orice persoana are, de asemenea, dreptul de a se opune, in mod gratuit fara nici o justificare, la prelucrarile datelor sale personale in scopuri de marketing direct. Detalii la www.dataprotection.ro

In cazul colectarii CNP-ului, date cu caracter personal extrem de sensibil, organizatorul colecteaza aceste date doar in scopul indeplinirii obligatiilor legale in vigoare, respectiv emiterea unei facturi fiscale pentru o persoana fizica. In cazul in care participantii nu doresc comunicarea acestor informatii, acest lucru poate fi evitat prin furnizarea adresei complete, caz in care nu mai este nevoie de furnizarea CNP-ului.

Corelarea CNP-ului cu ale date personale, in afara respectarii obligatiilor fiscal legale (facturi), este strict interzisa.

Ca atare, Organizatorii se angajeaza sa pastreze confidentialitatea datelor cu caracter personal ale participantilor la prezentul Eveniment si sa le utilizeze conform prezentului Regulament Oficial, al declaratiei participantilor pe propria raspundere si legislatiei în vigoare.

Organizatorii isi rezerva dreptul de a modifica prezentul Regulament pana la data inceperii evenimentului, cu obligativitatea anuntarii modificarilor intervenite pe site si la locul de desfasurare a evenimentului.