REGULAMENTUL OFICIAL
de organizare si desfasurare al evenimentului
“The Color Run Sunset 2018”
1 septembrie 2018 – Cluj-Napoca
SECTIUNEA 1. ORGANIZATORII SI REGULAMENTUL OFICIAL
Evenimentul “The Color Run Romania” (denumit în cele ce urmeaza “Evenimentul”) este organizat de catre Kick Off Events si are drept scop promovarea alergarii in aer liber si a unui stil de viata sanatos.
The Color Run™ – cunoscuta si drept “Happiest 5k on the Planet” – este o cursa euforica in culori care celebreaza sanatatea, bucuria si originalitatea.
Participantii la eveniment sunt obligati sa respecte termenii si conditiile din prezentul Regulament Oficial (denumit în continuare “Regulament Oficial”).
Regulamentul Oficial este intocmit si va fi facut public conform legislatiei aplicabile in Romania, fiind disponibil in mod gratuit oricarui solicitant pe site-ul www.thecolorrun.ro si la locul de desfasurare al evenimentului.
Prin participarea la eveniment, alergatorii sunt de acord sa respecte si sa se conformeze tuturor prevederilor, termenilor si conditiilor prezentului Regulament Oficial si a legislatiei in vigoare aplicabile. De asemenea, participantii trebuie sa semneze declaratia pe proprie raspundere, pusa la dispozitie de catre Organizatori cu ocazia inscrierii online ori offline (in zona de predare kituri sau in ziua cursei).
SECTIUNEA 2. PERIOADA SI ZONA DE DESFASURARE EVENIMENTULUI
2.1. Data si locul desfasurarii evenimentului:
Evenimentul va avea loc in ziua de sambata, 1 septembrie 2018, în Piața Unirii, incepand cu ora 17:00 (zona de inscrieri si aria de concurs sunt marcate pe harta oficiala de pe site).
Traseul de desfasurare al cursei va fi insemnat cu banda de delimitare si va avea in anumite puncte, stabilite anterior, persoane din partea organizatorilor, comisari de traseu. Acestia sunt responsabili pentru parcurgerea traseului in deplina siguranta de catre toti participantii, precum si cu respectarea de catre alergatori a regulilor prevazute in prezentul regulament.
Evenimentul se desfasoara conform mecanismului cursei, asa cum este acesta detaliat in Sectiunea 3 din prezentul Regulament.
SECTIUNEA 3. MECANISMUL CURSEI
3.1. Participantii si desfasurarea cursei
Acest eveniment se adreseaza oricarui pasionat de alergare, oricarei persoane, cu starea de sanatate care ii permite o alergare pe distanta de 5 kilometri.
Axata mai putin pe timpii de alergare si mai mult pe distractia nebuna, The Color Run™ este o cursa necronometrata, de 5 kilometri, in cadrul careia mii de participanti sunt colorati, din cap pana-n picioare, in diverse culori, la finalul fiecarui kilometru parcurs.
Nu exista limita de varsta, nici superioara, nici inferioara – evenimentul fiind deschis oricarei persoane care respecta regulamentul evenimentului.
Copiii cu varsta de sub 6 ani, in data desfasurarii evenimentului, pot participa in mod GRATUIT, doar in cazul in care sunt insotiti de catre unul dintre parinti sau tutorele legal, iar acesta este inscris si a platit taxa de participare la eveniment. De asemenea, copiii care participa in mod GRATUIT la cursa primesc doar numar de concurs si medalie, fara a beneficia de un kit de participare.
Participantii cu varste intre 6 si 14 ani pot lua parte la eveniment, prin inscriere si plata taxei de participare, insa trebuie insotiti OBLIGATORIU de catre unul dintre parinti sau tutorele legal, iar acesta trebuie sa fie inscris si sa aiba achitata taxa de participare la cursa.
Participantii cu varste intre 14-18 ani pot participa fara a fi insotiti de catre unul dintre parinti sau tutorele legal, prin inscriere si plaxa taxei de participare, insa trebuie sa prezinte in momentul ridicarii kitului de participare o declaratie pe propria raspundere semnata de unul dintre acestia. Documentul este disponibil online, pe site-ul evenimentului.
Este strict INTERZISA participarea la eveniment cu biciclete, role, trotinete sau orice alt mijloc de deplasare, cu exceptia persoanelor cu dizabilitati in fotoliu rulant.
In zona de start, sosire, precum si pe traseul competitiei este strict INTERZISA participarea cu animale de companie, indiferent de dimensiunea si tipul acestora.
3.2. Traseul evenimentului
Traseul exact poate fi vizualizat pe site-ul oficial.
Traseul va fi semnalizat de catre organizatori prin benzi de delimitare (garduri/balize de semnalizare amplasate la intersectiile cu diverse strazi adiacente) si va fi supravegheat de comisari (arbitri) de cursa, amplasati in diferite puncte ale traseului.
Mai multe detalii despre traseu pot fi gasite si pe pagina evenimentului de pe site-ul oficial: www.thecolorrun.ro
3.3. Inscriere
Inscrierea participantilor se face completand formularul online de pe site-ul www.thecolorrun.ro
Data limita pentru inscrierile online este 31 august 2018, ora 23:59 sau in limita locurilor disponibile.
3.4. Taxa de inscriere
Taxa de inscriere difera in functie de perioada inscrierii dupa cum urmeaza:
10.07.2018-25.07.2018
Inscrieri individuale:
Pachet Standard: 79.99 lei
Pachet Premium: 119.99 lei
Pachet VIP: 179.99 lei
26.07.2018-22.08.2018
Inscrieri individuale:
Pachet Standard: 99.99 lei
Pachet Premium: 139.99 lei
Pachet VIP: 199.99 lei
Inscrieri multiple, 4 sau mai multi:
Pachet Standard: 89.99 lei
Pachet Premium: 129.99 lei
Pachet VIP: 189.99 lei
23.08.2018-01.09.2018
Inscrieri individuale:
Pachet Standard: 109.99 lei
Pachet Premium: 149.99 lei
Pachet VIP: 209.99 lei
Taxa de participare trebuie achitata in maximum 3 zile lucratoare de la completarea formularului online, iar dovada platii este RECOMANDAT sa fie trimisa prin e-mail la adresa contact@thecolorrun.ro.
In cazul in care taxa de participare NU este platita, inscrierea va fi anulata.
In cazul in care un concurent nu poate participa la eveniment taxa de participare se returneaza in proportie de 70% doar in cazul in care acesta trimite o cerere oficiala organizatorilor cu cel putin 30 de zile inainte de eveniment (data limita 1 august 2018).
In cazul in care un concurent nu mai poate participa, poate solicita returnarea taxei de participare, DOAR in conditiile descrise mai sus.
In cazul in care concurentul vrea sa transfere inscrierea catre alt participant, acest lucru este posibil doar cu cel putin 15 zile (data limita 18 august 2018) inainte de eveniment. Pentru mai multe detalii, va rugam sa ne scrieti un email pe adresa contact@thecolorrun.ro.
3.5. Declaratia pe propria raspundere
Toti concurentii (adulti) vor completa si semna o declaratie pe propria raspundere ca sunt apti din punct de vedere medical pentru a participa la competitie.
Pentru copiii participanti la acest eveniment, unul dintre parinti/tutore/reprezentant legal al acestora va completa si semna o declaratie prin care isi va da acordul pe proprie raspundere cu privire la participare si vor declara ca participantul (copil) este apt din punct de vedere medical pentru participarea la aceasta competitie.
Este interzisa participarea la eveniment a persoanelor care au asupra lor bauturi alcoolice/droguri sau care se afla sub influenta acestora, a persoanelor care au asupra lor arme de orice fel, materiale explozive sau incendiare, substante iritant-lacrimogene sau cu efect paralizant, dispozitive pentru socuri electrice ori alte obiecte ce pot fi folosite pentru actiuni violente sau de tulburare a desfasurarii normale a derularii evenimentului.
Persoanele care vor incalca aceste prevederi vor fi indepartate din zona evenimentului de catre organizatori, chiar cu sprijinul autoritatilor legale, daca va fi cazul.
Zilele si orele cand pot fi depuse aceste declaratii sunt detaliate pe pagina evenimentului de pe site-ul oficial: www.thecolorrun.ro
3.6. Echipament si conditii. Numere de concurs
Concurentii vor participa la eveniment folosind tricoul inclus in kitul de participare, iar in rest (sort/fusta/incaltari sport) propriul echipament. Se recomanda concurentilor sa poarte echipament de alergare corespunzator conditiilor meteorologice de la ora de desfasurare a competitiei (inclusiv încaltaminte adecvata).
Tricourile albe vor fi puse la dispozitie de catre organizatori si se vor inmana concurentilor dupa completarea si semnarea declaratiilor pe propria raspundere.
Ridicarea kiturilor de concurs se va putea face in saptamana evenimentului, din Iulius Mall, intre 25 si 31 august, locatie care este anuntata participantilor prin e-mail si pe site-ul evenimentului.
Numarul de concurs al fiecarui participant este UNIC si nu se genereaza altul.
3.7. Start si limite de timp
Primul start este la ora 19:00, iar urmatoarele (in functie de numarul de participanti) la fiecare 4-5 minute. Limita de timp maxima pentru parcurgerea traseului de 5KM este de 60 min de la ora de start.
3.7.1. Arbitri de traseu
In diferite puncte ale traseului de alergare vor fi amplasati comisari de cursa (arbitri de traseu) care vor supraveghea respectarea traseului si a prezentului regulament de catre concurenti.
3.8 Amanarea sau anularea evenimentului
CONDITII METEOROLOGICE:
Evenimentele vor avea loc indiferent de vreme, atata timp cat aceasta nu pune in pericol participantii sau voluntarii. In cazul in care Organizatorii sau reprezentantii autoritatilor publice considera ca vremea sau alte evenimente neprevazute ar putea constitui un pericol pentru public, organizatorii isi rezerva dreptul de a amana startul cursei sau chiar sa anuleze evenimentul, in functie de gravitatea situatiei. Anularea evenimentului poate avea loc inainte de startul cursei sau in orice alt moment pe parcursul acesteia.
Evenimentul The Color Run Sunset Cluj-Napoca este programat pentru sambata, 1 septembrie 2018. In cazul in care, din motive ce nu tin de organizator, spre exemplu meteorologice, evenimentul nu poate avea loc sambata, 1 septembrie 2018, acesta va fi amanat pentru duminica, 2 septembrie 2018. Toate detaliile evenimentului vor ramane intacte (kit de participare, zona de start/sosire, traseu, etc).
In cazul in care evenimentul nu poate fi organizat nici pe 2 septembrie 2018, acesta va fi amanat pentru o data ulterioara, dar nu mai mare de 90 zile de la data stabilita initial.
In cazul in care suntem nevoiti sa anulam cursa din motive meteorogologice, restituirea banilor sau reprogramarea pentru o alta cursa nu este posibila.
Amanarea evenimentului pentru mai mult de 90 zile de la data stabilita initial ofera dreptul participantilor de a cere restituirea taxelor de participare.
Restituirea taxelor de participare, in cazul amanarii evenimentului pentru mai mult de 90 zile de la data stabilita initial, va fi facuta in termen de 7-30 zile de la data trimiterii datelor de transfer (nume, prenume, CNP si cont bancar in care se face transferul), prin email la contact@thecolorrun.ro
AMANAREA – SCHIMBAREA DATEI EVENIMENTULUI:
In cazul in care, din motive diferite de cele meteorologice, suntem nevoiti sa schimbam data unui eveniment, ca si participant inregistrat ai doua optiuni:
1. Daca noua data iti convine, e grozav! Esti automat inregistrat/a pentru noua data. Verifica-ti casuta de email pentru mai multe informatii interesante despre cursa respectiva, pe care ti le vom trimite inainte de eveniment.
2. Daca noua data NU se potriveste cu planurile tale, te rugam sa ne contactezi la contact@thecolorrun.ro si colegii nostri simpatici de la relatii cu clientii te vor putea ajuta reprogramandu-te la unul dintre evenimentele noastre din 2018 sau restituindu-ti intreaga suma platita.
Cererea de returnare a taxei de participare trebuie transmisa organizatorului, prin email la contact@thecolorrun.ro, in termen de maxim 14 zile din momentul in care schimbarea datei evenimentului a fost anuntata public, pe website, retele sociale si e-mail-ul folosit la inscriere.
ANULAREA EVENIMENTULUI:
Anularea evenimentului se poate realiza doar in cazuri exceptionale, pentru care Organziatorul va prezenta un comunicat oficial pe site-ul oficial si trimis prin e-mail participantilor.
In cazul anularii evenimentului, din alte motive decat cele meteorologice, participantii pot cere restituirea taxelor de participare.
In cazul seriilor de inregistrare de mai multe persoane, taxele de participare se returneaza in acelasi cuantum cu suma platita, printr-un singur transfer bancar.
Restituirea taxelor de participare, in cazul anularii, va fi facuta in termen de 7-30 zile de la data trimiterii datelor de transfer (nume, prenume, CNP si cont bancar in care se face transferul – returnarea taxei), prin email la contact@thecolorrun.ro.
SECTIUNEA 4. ANUNTAREA SI ÎNMANAREA PREMIILOR
4.1. Titluri si premii
Evenimentul este unul necompetitiv, astfel ca nu se vor face nici un fel de clasament pentru timpul realizat in parcurgerea traseului.
Organizatorul isi rezeva dreptul de a acorda premii pentru categorii speciale (de exemplu, cel mai inedit costum). In cazul acordarii unor astfel de premii, acestea vor fi anuntate inaintea evenimentului.
SECTIUNEA 5. CONDITII ADMINISTRATIVE
5.1. Conditii administrative (pe timpul curselor)
Organizarea evenimentului revine Organizatorului care se ocupa de implementarea evenimentului si care pune la dispozitie arbitri si voluntari necesari bunei desfasurari a competitiei.
Pe durata desfasurarii evenimentului, participantii nu pot parasi traseul de alergare si nici nu il pot schimba, prin scurtare sau alegerea de trasee alternative, respectând si culoarul de delimitare trasat de catre organizatori si marcat cu banda. Participantii care renunta la cursa pe parcursul alergarii sunt rugati sa se prezinte în zona Start/Sosire pentru a anunta arbitrul de traseu din acea locatie despre acest abandon.
Competitia va beneficia de asistenta medicala pentru cazuri de accidentari care se va afla in apropierea zonei de start/sosire si pe traseu, la o distanta aproximativ egala de zona de start/sosire (aprox. km 2,5 de la start).
Concurentilor le este interzisa aruncarea oricaror resturi, gunoaie in zona de desfasurare a competitiei sub sanctiunea descalificarii din competitie. Acestia vor putea folosi fie cosurile de gunoi amplasate in zona evenimentului sau sacii menajeri pusi la dispozitie de catre organizatori in zona de start/sosire. Organizatorii vor asigura la terminarea evenimentului eliminarea deseurilor si depunerea acestora în containerele aflate in zona evenimentului.
Este interzisa participarea la eveniment a persoanelor care au asupra lor bauturi alcoolice/droguri sau care se afla sub influenta acestora, a persoanelor care au asupra lor arme de orice fel, materiale explozive sau incendiare, substante iritant-lacrimogene sau cu efect paralizant, dispozitive pentru socuri electrice ori alte obiecte ce pot fi folosite pentru actiuni violente sau de tulburare a desfasurarii normale a derularii evenimentului. Persoanele care vor incalca aceste prevederi vor fi indepartate din zona evenimentului de catre organizatori, chiar cu sprijinul autoritatilor legale, daca va fi cazul.
Organizatorii isi rezerva dreptul de a modifica prezentul regulament pana la data inceperii competitiei, cu obligativitatea anuntarii modificarilor intervenite pe site si la locul de desfasurare a competitiei.
5.2. Conditii administrative (generale)
Organizatorii se obliga sa respecte prevederile Legii nr. 677/2001 privind protectia datelor cu caracter personal.
Organizatorii se angajeaza sa pastreze confidentialitatea datelor cu caracter personal ale participantilor la eveniment si sa le utilizeze conform prezentului regulament oficial, al declaratiei participantilor pe propria raspundere si legislatiei în vigoare.
Datele colectate (nume, prenume, e-mail, telefon, categorie de varsta) sunt colectate strict in sensul organizarii evenimentului si NU sunt transferate unor terti, in scop comerial. In cazul in care aceste date se opereaza cu ajutorul unor tertI, operarea se face întotdeauna in scop operational sau de marketing, in stricta legatura cu optiunile bifate in momentul inscrieriii pe site si in momentul ridicarii kitului de participare si semnarii declaratiei pe propria raspundere.
Datele personale sensibile (CNP sau adresa) sunt colectate strict pentru indeplinirea obligatiilor legale privind eliberarea facturilor fiscale.
Organizatorul trimite email-uri relevante, fără spam, despre eveniment(e): program cursa, ridicare kituri, și NU transfera niciodata datele personale ale participantilor unor terti, in scop comercial, respectând prevederile Regulamentului General de Protectia Datelor;
Atunci cand informațiile sunt foarte importante, organizatorul trimite și SMS-uri. Aceste SMS-uri vin intotdeauna de la un numar scurt, personalizat, “The Color Run”, astfel incat participantul stie sigur ca informatiile vin de la organizator si sunt 100% reale, respectand prevederile Regulamentului General de Protectia Datelor.
Din 25 mai 2018 a intrat in vigoare noua reglementare cu privire la Protectia Datelor cu Caracter Personal (GDPR). Regulamentul asigura controlul fiecarei persoane asupra datelor cu caracter personal garantand acesteia urmatoare reguli:
- Dreptul de a refuza să devina o persoana vizata, adica de a refuza ca datele sale personale sa fie prelucrate;
- Dreptul de a fi informat despre tot ce se intampla cu datele sale personale, de a sti la ce sunt folosite, de a le accesa, de a le modifica si chiar de a revoca consimtamantul;
- Dreptul de a restrictiona prelucrarea datelor;
- Dreptul la rectificarea datelor sale in care acestea suporta modificari sau contin erori;
- Dreptul de a porta datele la un alt furnizor intr-un mod usor si rapid;
- Dreptul de a fi uitat, respectiv dreptul la stergerea datelor;
- Drepturi legate de procesul decizional automatizat si crearea de profiluri prin care se urmareste apararea sa de anumite decizii cu potential negativ care ar putea fi luate fara interventie umana.
Participantul poate exercita drepturile asupra datelor cu caracter personal, prin trimiterea unei solicitari la adresa de email gdpr@kickoff.ro. De asemenea, pot transmite o cerere pentru KICK OFF EVENTS SRL, cu adresa de corespondenta in Bulevardul Dacia nr 30, cladirea MECANO EXPORT IMPORT, etaj 3, Sector 1, Bucuresti.